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Mar 23, 2020 3:30 AM ET

Die Do es und Don’ts von Videokonferenzen


iCrowd Newswire - Mar 23, 2020

Getty Images/iStockphoto

Da immer mehr Arbeitsplätze in die Ferne übergehen, lernen wir, wie wir alle Aspekte des digitalen Arbeitens steuern können. Meetings werden vollständig online verlegt, was bedeutet, dass wir an vielen Videokonferenzanrufen teilnehmen. Wenn Sie nicht viel Erfahrung mit Videokonferenzen haben, kann es einigegewöhnungsbedarf haben – vor allem, wenn Ihr gesamtes Team jetzt aus der Ferne arbeitet. Es ist zwar hilfreich, es wie ein persönlich es zu behandeln, aber es gibt auch ein paar weitere Dinge, die Sie beachten müssen, wenn Sie in einem Videoanruf sind. Hier ist eine Anleitung zu den Do es und Don’ts von Videokonferenzen.

Richten Sie Ihren Space ein

Wenn Sie können, finden Sie einen privaten Ort, um den Anruf zu nehmen. Wenn nicht, verwenden Sie Kopfhörer, um Hintergrundgeräusche zu minimieren. Wenn Sie Mitbewohner, Partner oder Familienmitglieder haben, die ebenfalls von zu Hause aus arbeiten (oder einfach zu Hause festsitzen), lassen Sie sie vorher wissen, dass Sie an einer Besprechung teilnehmen werden, um Unterbrechungen zu minimieren.

Richten Sie Ihr Gerät oder Ihre Kamera so ein, dass es eine klare, ungehinderte Ansicht von Ihnen hat. Setzen Sie sich nicht zu weit (oder zu nah) an der Kamera. Wenn Sie eine separate Kamera verwenden, platzieren Sie sie in der Nähe Ihres Bildschirms – es ist am besten, die Kamera auf Augenhöhe zu stellen, sodass es beim Blick auf den Bildschirm so aussieht, als ob Sie die Person betrachten, mit der Sie sprechen.

Stellen Sie sicher, dass Ihr Gesicht gut beleuchtet ist. Natürliche Beleuchtung und Seitenbeleuchtung funktionieren am besten, aber Deckenleuchten funktionieren auch gut. Hintergrundbeleuchtung kann es oft schwer zu sehen machen; Wenn Sie die Hintergrundbeleuchtung nicht ändern können, versuchen Sie, ein anderes Licht vor und an die Seite Ihres Gesichts zu setzen.

Reinigen Sie die Gegend um Sie herum. Öffnen Sie die Kamera auf Ihrem Laptop oder schalten Sie Ihre externe Kamera ein und sehen Sie, was im Hintergrund vor dem Anruf sichtbar ist, und überprüfen Sie, ob Sie sich damit vertraut fühlen, wenn Sie dies bei einem Videoanruf zeigen (so legen Sie Ihre Wäsche weg und stellen Sie sicher, was an Ihren Wänden ist arbeitsgerecht). Oh, und Sie können auch einen virtuellen Hintergrund einrichten, wenn Sie keine Zeit haben, Ihren Raum aufzuräumen.

Überprüfen Sie Ihr Aussehen

Einer der besten Teile über die Arbeit von zu Hause aus ist es, den ganzen Tag Sweatshirts und Sweatpants zu tragen, aber das ist vielleicht nicht der richtige Schritt für einen Videoanruf. Gestalten Sie, wie Sie es für ein persönliches Treffen tun würden, und achten Sie darauf, die Kleiderordnung Ihres Arbeitsplatzes zu befolgen. Sie müssen nichts extra tun, wie auf Make-up setzen, wenn Sie es nicht normal tragen, aber es ist eine gute Idee, ein einigermaßen gutes Aussehen zu präsentieren.

Es ist am besten, Muster oder Streifen zu vermeiden, die vor der Kamera ablenken können. Das Tragen eines hellen weißen oder schwarzen Hemdes kann dazu führen, dass Ihre Kamera die Helligkeit automatisch anpasst und es schwierig macht, Ihr Gesicht zu sehen, also tragen Sie eine weniger extreme Farbe. Es schadet auch nicht, eine gute Körperhaltung zu haben.

Starten des Anrufs

Es ist eine gute Idee, Ihre Videokonferenz-Software vor dem Anruf zu testen, vor allem, wenn Sie es noch nie zuvor verwendet haben. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie über eine starke WLAN-Verbindung verfügen und dass Ihr Gerät entweder angeschlossen oder vollständig aufgeladen ist.

Gönnen Sie sich ein paar zusätzliche Minuten vor dem Aufruf, um einzurichten, und melden Sie sich, wenn möglich, ein wenig früher bei dem Anruf an, besonders wenn Sie mit der Software, die Ihr Host verwendet, nicht vertraut sind. Sobald der Anruf gestartet wurde, überprüfen Sie, ob sich jeder hören und sehen kann. Ein guter Weg, dies zu tun, ist, dass jeder entweder eincheckt oder sich vorstellt.

Wissen, wann Sie Ihre Audio- und Video-Daten ausschalten müssen

Stummschalten Sie Ihre Seite des Anrufs, wenn Sie nicht sprechen. Ihr Mikrofon kann viele Hintergrundgeräusche aufnehmen, so dass Stummschaltung ermöglicht es anderen auf dem Anruf leicht zu hören, wer spricht. Auch, wenn Sie aufstehen müssen oder sich bewegen oder etwas anderes während des Anrufs tun (oder wenn Ihr Kleinkind plötzlich einen Auftritt macht), ist es eine gute Idee, Ihr Video auszuschalten, um keine Ablenkungen zu verursachen.

Signal, wenn Sie sprechen möchten

Bei persönlich stattfindenden Besprechungen können Sie visuelle Hinweise aufgreifen, um den richtigen Zeitpunkt für das Sprechen zu finden. Es ist viel einfacher, versehentlich bei einem Videoanruf zu unterbrechen. Warten Sie ein paar Momente der Stille, bevor Sie sich zu Wort melden, falls es zu einer Tonverzögerung kommt.

Wenn Ihr Unternehmen oder Team regelmäßige Online-Meetings abhalten wird, ist es eine gute Idee, sich für ein System zum Stellen von Fragen zu entscheiden, z. B. das Heben der Hand oder die Verwendung von Chats, um eine Frage zu stellen. Wenn Sie die Besprechung ausführen, ist es auch hilfreich, Personen namentlich anzurufen.

Sprechen Sie klar und beobachten Sie, wie schnell Sie sprechen (und vergessen Sie nicht, sich selbst zu entstummen!). Aber sprechen Sie mit Ihrem normalen Volumen – es gibt keine Notwendigkeit zu schreien, und wenn Sie es tun, können Ihre Mitarbeiter ihre Lautstärke senken und dann etwas anderes verpassen.

Bleiben Sie fokussiert

Seien Sie aufmerksam und engagiert während des Anrufs. So verlockend es auch ist, versuchen Sie, keine andere Arbeit zu tun oder Artikel zu lesen oder E-Mails zu senden. (Schauen Sie nicht auf Ihr Telefon und essen Sie nicht!) Versuchen Sie, in die Kamera zu schauen, wenn Sie sprechen. Wenn Sie sich selbst oder andere auf Ihrem Bildschirm betrachten, kann es so aussehen, als würden Sie sich etwas anderes ansehen. Wenn Sie nicht sprechen, stellen Sie sicher, dass Sie darauf achten, wer spricht oder seinen Bildschirm teilt, und dass Sie sich alle Materialien ansehen, auf die Sie möglicherweise verweisen müssen. (Wiederum können andere sehen, wo Sie suchen.)

Wenn die Unterhaltung unterbrochen wird, weil Sie z. B. eine E-Mail abrufen oder auf ein Dokument verweisen müssen, stellen Sie sicher, dass Sie dies kommunizieren. Verzögerungen oder lange Abschnitte der Stille können es scheinen, als ob Sie die Verbindung verloren haben, so dass dies nur alle auf der gleichen Seite hält.

Denken Sie daran, dass Sie bei Videoanrufen besser sichtbar sind als in Offline-Meetings, da Sie Nahaufnahmen von jedem Gesicht einzeln sehen können, anstatt eine ganze Gruppe von Personen gleichzeitig. Es ist oft hilfreich, Ihr eigenes Gesicht auf dem Bildschirm sichtbar zu halten, nur als Erinnerung daran, dass Sie vor der Kamera stehen, und so können Sie sehen, was andere sehen.

Freigeben ihres Bildschirms

Wenn Sie Ihren Bildschirm während eines Videoanrufs freigeben müssen, nehmen Sie sich einige Sekunden Zeit, um sich vorzubereiten, bevor Sie diese Freigabetaste drücken. Löschen Sie Ihren Desktop von zusätzlichen Registerkarten oder Programmen, die Sie möglicherweise geöffnet haben, und stellen Sie sicher, dass alle privaten oder vertraulichen Informationen ausgeblendet sind.

Contact Information:

Aliya Chaudhry



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