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Kritische Aufgaben, damit die G Suite reibungslos läuft

Jan 30, 2020 12:18 AM ET

G Suite-Administratoren sollten sich über die monatlichen Updates von Google auf dem Laufenden halten und regelmäßig Einstellungen für Apps, Benutzer, Geräte und Sicherheit überprüfen.

Wenn Sie als G Suite-Administrator für Ihre Organisation fungieren, wissen Sie, wie sehr Ihre Teammitglieder den Komfort und die enge Integration der führenden Business-Services-Apps von Google zu schätzen wissen. Sie wissen auch, dass die Aufrechterhaltung dieser Funktionalität ständige Wachsamkeit erfordert.

Was sind die wichtigsten Maßnahmen, um sicherzustellen, dass die G Suite weiterhin maximale Betriebszeit und Produktivität in Ihrem Unternehmen bietet?

Nick Hess von SureTec IT in Portland, OR arbeitet mit Unternehmen im gesamten pazifischen Nordwesten, unterstützt ihre G Suite (Google Apps)-Installationen und hilft bei der Optimierung und allgemeinen Nutzung.  Er gibt diese Erkenntnisse darüber bekannt, wie G Suite-Administratoren ihre Endkunden unterstützen können.

Überprüfen Der Verwaltungseinstellungen

Als G Suite-Administrator übernehmen Sie wahrscheinlich eine Vielzahl von Aufgaben, einschließlich des Hinzufügens und Löschens von Konten und Geräten, des Konfigurierens von Sicherheitseinstellungen und der Verwaltung freigegebener Ressourcen. Damit Ihr System reibungslos funktioniert, sollten Sie eine regelmäßige Überprüfung aller administrativen Einstellungen planen, um sicherzustellen, dass sie weiterhin den Anforderungen Ihrer Organisation entsprechen.

Werfen Sie im Rahmen Ihrer Bewertung einen Blick auf Ihre G Suite Admin-Seite, auf der Sie eine Vielzahl von Einstellungen anpassen können, einschließlich der Kontrolle von Malware und Spam, die sich an Benutzer in Ihrer Organisation richten, externen Dateifreigaben und Datenschutzeinstellungen. Sie können auch die Kurzstartanleitung von Google für Empfehlungen zu Sicherheitseinstellungen und Best Practices nutzen.

Darüber hinaus sollten Sie Ihre Benutzerkonten regelmäßig überprüfen, um sicherzustellen, dass die aktiven Konten mit einer Masterliste autorisierter Benutzer übereinstimmen. In Ihrer G Suite Admin-Konsole können Sie nicht verwendete Konten anhalten oder löschen, nachdem Sie die erforderlichen Daten beibehalten haben.

Werfen Sie einen Blick auf Apps und Geräte

Neben der Überwachung von Sicherheits- und Benutzerkonten sollten G Suite-Administratoren die Geräte und Apps im Auge behalten, die für die Verwendung im Konto einer Organisation autorisiert sind.

Erwägen Sie eine regelmäßige Überprüfung Ihrer G Suite-App-Einstellungen, um sicherzustellen, dass die Apps weiterhin den Anforderungen Ihres Unternehmens entsprechen. Wenn Google neue App-Funktionen einführt, können sich die Einstellungsoptionen ändern, und einige Einstellungen – einschließlich der Einstellungen für Google Drive und Kalender – wirken sich auf Freigabekonfigurationen aus. Um die Einstellungen zu ändern, wählen Sie Apps auf dem Startbildschirm der Admin-Konsole aus.

Unter der Einstellung Geräte auf der Konsole können Sie alle für die G Suite autorisierten Geräte überprüfen und nicht mehr benötigte Geräte entfernen. Wenn Sie nach der letzten Synchronisierung sortieren, können Sie ältere Geräte identifizieren, die möglicherweise nicht verwendet werden.

Halten Sie sich über Google-Änderungen auf dem Laufenden

Google nimmt häufig Änderungen an seinen Algorithmen und Apps vor, und einige dieser Änderungen können sich auf Ihre G Suite-Implementierung auswirken. Google Support bietet eine Liste der letzten Änderungen als Teil des G Suite Admin-Hilfecenters, in dem Sie Details zu den jüngsten Verbesserungen und neuen Funktionen erfahren können.

Sie können auch die Seite “Was ist neu ist” besuchen, um mehr über G Suite-Versionen für den Vormonat zu erfahren, und Sie können Archive älterer Versionen nach Monat überprüfen. Darüber hinaus können Sie sich über kommende Versionen informieren, einschließlich neuer Produkte und Funktionen im Zusammenhang mit der G Suite.

Für G Suite-Administratoren kann das Halten von Benutzern, Apps und Geräten einen nicht enden wollenden Auftrag darstellen. Durch die Überwachung der jüngsten und bevorstehenden Änderungen von Google an seinen Cloud-basierten Tools für Zusammenarbeit und Produktivität können Sie der Kurve voraus sein.


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